Zoom es una de las aplicaciones de videollamadas, más usadas para reuniones de trabajo y educativas de los últimos meses.
Muchos se abruman por esta herramienta, que a veces suele ser caprichosa, pero al conocerla se vuelve muy práctica, además cuenta con trucos que pueden elevar tus citas virtuales.
Ahora puedes explotar Zoom al máximo con estos trucos:
1. Salas de espera
El organizador de la reunión controla totalmente quién puede unirse. Quien intente entrar tendrá que ir a sala de espera hasta que el organizador apruebe o rechace la solicitud. Inicia sesión en la web de Zoom. En la sección de Configuración tendrás que habilitar la opción "Salas de espera" y podrás establecerlas en cualquier reunión que organices.
2. Reuniones con Google calendar
Existe un complemento oficial para que tu cuenta de Google y de Zoom estén sincronizadas, esto te permite gestionar todas tus reuniones de Zoom desde Google Calendar. Ingresa aquí.
Te envía recordatorios de cada reunión y podrás programar las reuniones y hacer cambios en las mismas desde el calendario de Google.
3. Fondos virtuales
Zoom tiene una opción para cubrir aquello que hay detrás de ti. Ingresa a configuración de Zoom, allí encontrarás una sección llamada Fondo virtual. Recortará tu imagen y cubrirá el fondo con una imagen o con un vídeo.
Puedes usar fondos prediseñados, o añadir tú el que prefieras: sube el archivo de imagen o video desde tu ordenador. Así, si no quieres usar nada llamativo, puedes subir una imagen de color sólido. Si tienes una pantalla verde detrás, mejor.
4. Activación del micrófono
Silenciar el micrófono es una norma de cortesía básica en cualquier reunión online. Evita que los demás participantes tengan que oír ruido innecesario durante la conversación, y también puede evitarte momentos incómodos.
Cuando te toca hablar y estas silenciado, puedes tardar más de la cuenta en activar el micrófono,. Con la ventana del programa seleccionada, mantén presionada la barra espaciadora y tu micrófono se activará.
Permanecerá activo siempre y cuando mantengas esa tecla pulsada, lo cual para intervenciones rápidas es muy buena solución. Y si necesitas hablar durante un buen rato, pulsa Alt y la letra A al mismo tiempo en tu teclado. Esto hará que el micrófono se active completamente, sin necesidad de que mantengas nada presionado.
5. El modo pizarra
Es posible usar una pizarra virtual y que sea visible para todas las personas presentes en la llamada. Haz click en el botón de compartir pantalla, en las opciones aparecerá "compartir una pizarra blanca". Junto a la pizarra aparecerán diversas herramientas de dibujo y escritura, para que puedas usarla. Puedes añadir páginas a la pizarra, solo la persona que ha creado la pizarra puede escribir en ella, y crear o eliminar páginas.
6. Sala de grupos en una misma reunión
Si necesitas que las personas que asisten discutan en grupos más reducidos algún tema concreto, entre las opciones de Zoom tienes una herramienta simple. Las salas para grupos permiten que el administrador de la reunión divida a la gente en grupos, antes de que empiece la llamada o mientras dure.
En la reunión puedes dirigir a la gente a las salas de grupos, y cuando hayan terminado la conversación, se incorporarán de nuevo a la reunión general sin complicaciones. Entra en la sección de configuración en la página web de Zoom, activa la opción de “Sala para grupos”, y una vez hecho esto tendrás la opción de crear grupos con diferentes participantes en cada reunión.
7. Reuniones recurrentes
Ahorra citar una y otra vez a tus mismos contactos. Cuando vayas a programar una reunión en el portal de Zoom, selecciona la casilla de “Reuniones recurrentes” y aparecerá una ventana emergente en la que podrás establecer los parámetros concretos.
Podrás establecer con qué frecuencia ocurre la reunión, la fecha y hora exactas en las que debe llevarse a cabo. También podrás fijar una fecha final para esas reuniones recurrentes, por lo que ni siquiera tendrás que cancelarlas manualmente.
Una vez que hayas programado todo, la URL y la configuración de la reunión serán siempre las mismas.
8. Control de ordenadores en modo remoto
SI necesitas ayudar a otra persona a distancia, o realizar alguna tarea en su computadora de forma remota. La opción de control remoto, que suele está activada por defecto en las opciones de Configuración de la web de Zoom, permite que un usuario le de permiso a otro para controlar lo que aparece en su pantalla.
El dueño de la computadora tendrá que aceptar manualmente estas operaciones, así que no hay problemas de seguridad. Solo debes iniciar una sesión de soporte remoto.
9. Transcripciones de audio
Hay una herramienta dentro de Zoom que permite repasar reuniones de modo más eficiente: las transcripciones. En los ajustes de Grabaciones en la Nube, puedes activar las transcripciones de audio para que Zoom transcriba todo lo que se ha hablado en la reunión.
Cada vez que grabes una videollamada, Zoom guardará en tu cuenta el archivo de vídeo y audio con lo que mostraba la pantalla en la reunión, y con la webcam de los usuarios, además tendrás un archivo de texto con todo lo que se ha hablado. Y si hay errores en la transcripción, puedes editar el texto manualmente para corregirlo.
Puedes buscar en el texto con palabras clave que sepas que se usaron en esa parte de la reunión. Puedes saltar directamente a esa parte de la reunión en el vídeo si haces click sobre la sección de la transcripción que corresponde.
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